Bài học Viết biên bản về một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc dưới đây nhằm giúp các em biết cách nhận diện một biên bản. Từ đó, thực hành viết được một biên bản về một cuộc họp, thảo luận hay một vụ việc theo các bước cụ thể. Mời các em cùng tham khảo nhé!
Tóm tắt bài
1.1. Khái niệm và yêu cầu
a. Khái niệm:
- Biên bản là loại văn bản ghi chép một cách ngắn gọn, trung thực, chính xác, đầy đủ những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.
- Có nhiều loại biên bản: Biên bản ghi lại một sự kiện, biên bản ghi lại cuộc họp, biên bản hội nghị,... biên bản ghi lại một hành vi cụ thể (như hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, bàn giao ca trực,...).
b. Yêu cầu đối với kiểu văn bản:
* Về hình thức, bố cục cần có:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Tên văn bản (biên bản về việc gì).
- Thời gian, địa điểm ghi biên bản.
- Thành phần tham dự, người chủ trì, người ghi biên bản.
- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung cơ bản, ghi đầy đủ ý kiến phát biểu các bên, lập luận các bên, ý kiến của chủ tọa,...).
- Phần kết thúc (ghi thời gian cụ thể, chữ kí của thư kí và chủ tạo).
* Về nội dung, thông tin cần đảm bảo:
- Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.
- Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.
- Nội dung ghi chép phải có trọng tâm, trọng điểm.
1.2. Hướng dẫn phân tích kiểu văn bản
Phân tích kiểu văn bản: Biên bản họp lớp thống nhất kế hoạch làm tập san chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20 - 11:
a. Phần đầu:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ: tên trường, lớp.
- Tên văn bản.
- Thông tin về cuộc họp:
+ Thời gian, địa điểm.
+ Thành phần tham dự.
+ Chủ tọa, thư kí.
b. Phần chính:
- Nội dung theo diễn biến cuộc họp:
+ Các thông tin chi tiết, chính xác theo diễn biến của cuộc họp.
+ Vấn đề nêu lên để bàn bạc, biểu quyết; kết quả số phiếu biểu quyết.
+ Phân công nhóm, cá nhân phụ trách công việc cụ thể.
- Thảo luận về giải pháp như: bổ sung bài viết, đa dạng linh hoạt trong cách trình bày tập san,...
- Kết luận của chủ tọa.
c. Phần cuối:
- Thời điểm kết thúc cuộc họp.
- Chữ kí xác nhận của chủ tọa, thư kí.
=> Biên bản họp lớp thống nhất kế hoạch làm tập san chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20 - 11 đã đáp ứng được các yêu cầu cụ thể về quy cách: Có quốc hiệu và tiêu ngữ; có tên văn bản; thông tin về thời gian, địa điểm ghi biên bản; thông tin về thành phần tham dự, người chủ trì, người ghi biên bản; thông tin về diễn biến thực tế của cuộc họp, cuộc thảo luận hay vụ việc; chữ kí của thư kí và chủ tọa.
1.3. Hướng dẫn quy trình viết
a. Bước 1: Chuẩn bị:
* Tìm hiểu nội dung, mục đích cuộc thảo luận/ cuộc họp:
- Cuộc họp tiến hành ở đâu, vào thời gian nào?
- Thành phần tham dự là ai? Ai điều hành cuộc thảo luận/ cuộc họp?
- Các nội dung sẽ bàn luận là gì?
- Dự kiến biên bản sẽ có các phần, các mục như thế nào?
* Chuẩn bị viết biên bản:
- Người viết biên bản có thể ghi trước các mục, các phần cơ bản của một biên bản.
b. Bước 2: Viết biên bản:
- Lắng nghe các ý kiến trong cuộc thảo luận và ghi lại trung thực các ý kiến ấy theo trình tự thời gian.
- Viết biên bản một cuộc thảo luận/ cuộc họp là ghi lại tại chỗ những gì đang diễn ra ngay trong thời điểm ấy. Trong trường hợp này em đang thực hiện một bài tập thực hành nên biên bản có thể được viết sau cuộc thảo luận/ cuộc họp, dựa trên những tư liệu được lưu giữ, hoặc những gì mà em nhớ lại, về cuộc thảo luận/ cuộc họp này.
Nội dung, diễn biến của cuộc thảo luận/ cuộc họp thuộc phần chính của biên bản, cho nên cần chú ý ghi kĩ những ý dưới đây:
- Chủ tọa phát biểu về mục đích, nội dung chính cuộc thảo luận/ cuộc họp.
- Các thành viên tham dự phát biểu, trao đổi ý kiến.
- Chủ tọa phát biểu tổng kết.
c. Bước 3: Chỉnh sửa và đọc lại biên bản cho các thành viên dự họp nghe:
* Kiểm tra lại biên bản dựa theo những gợi ý sau:
- Biên bản đủ ba phần: phần đầu, phần chính, phần cuối:
+ Phần đầu trình bày rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự.
+ Phần chính ghi lần lượt các ý kiến phát biểu của từng người theo đúng trình tự diễn ra.
+ Phần cuối ghi rõ thời gian kết thúc cuộc họp, họ tên, chữ kí của thư kí và chủ tọa.
- Ngôn ngữ của biên bản chính xác, ngắn gọn, không làm cho người đọc hiểu lầm ý người nói.
* Đọc lại và điều chỉnh:
- Trong cuộc thảo luận hoặc cuộc họp, thư kí đọc lại biên bản cho mọi thành viên tham dự nghe và điều chỉnh những chỗ ghi chép chưa rõ, chưa sát, chưa đúng với ý kiến người phát biểu (nếu có) trước khi cuộc thảo luận kết thúc. Đối với bài tập thực hành biên bản, em tự chỉnh sửa hoặc đọc cho một vài bạn nghe để nhận được sự góp ý.
Bài tập minh họa
Bài tập: Theo em, để đáp ứng sự đầy đủ và hợp lý thì biên bản thỏa thuận tai nạn giao thông thường có các nội dung như thế nào?
a. Hướng dẫn giải:
- Xem lại lý thuyết phần Hướng dẫn phân tích kiểu văn bản để giải bài tập này.
- Liệt kê các nội dung chính, cần thiết nhất.
b. Lời giải chi tiết:
- Thông thường để đáp ứng sự đầy đủ và hợp lý thì biên bản thỏa thuận tai nạn giao thông thường có các nội dung sau đây:
+ Phần đầu là Quốc hiệu tiêu ngữ;
+ Tên biên bản là: Biên bản thỏa thuận tai nạn giao thông.
+ Phần tiếp theo sẽ ghi ngày tháng, địa điểm lập biên bản bồi thường tai nạn giao thông, cũng như các bên có mặt.
+ Thông tin về bên bồi thường và bên được bồi thường: Nhìn chung các thông tin này gồm có tên, số chứng minh nhân dân hoặc là căn cước công dân, địa chỉ, số điện thoại…
+ Nội dung sự việc dẫn đến việc bồi thường: Trình bày đầy đủ sự việc
+ Phần nội dung thỏa thuận: phần này ghi rõ các nội dung mà các bên đã thỏa thuận với nhau về vấn đề bồi thường thiệt hại, bồi thường bằng tiền hay bằng hiện vật, số tiền bồi thường là bao nhiêu hoặc bằng hiện vật thì hiện vật gì, phương thức bồi thường theo từng giai đoạn hay bồi thường một lần, thời hạn thực hiện trách nhiệm bồi thường.
+ Cam kết của các bên về việc thực hiện bồi thường thiệt hại
+ Cuối văn bản các bên ký và ghi rõ họ tên.
Lời kết
- Học xong bài này, các em cần nắm:
+ Nắm được khái niệm, yêu cầu cách viết một biên bản.
+ Thực hành phân tích được một biên bản về một cuộc họp, thảo luận, vụ việc.
Soạn bài Viết biên bản về một cuộc họp, thảo luận, vụ việc
Bài học Viết biên bản về một cuộc họp, thảo luận, vụ việc nhằm giúp các em bước đầu hiểu hơn về cách viết biên bản. Các em có thể tham khảo thêm bài soạn chi tiết hoặc tóm tắt dưới đây:
- Soạn bài Viết biên bản về một cuộc họp, thảo luận, vụ việc
- Soạn bài Viết biên bản về một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc tóm tắt
Hỏi đáp bài Viết biên bản về một cuộc họp, thảo luận, vụ việc
Các em học sinh thân mến khi gặp những vấn đề khó khăn trong việc tìm hiểu bài học này, các em có thể để lại câu hỏi trong phần Hỏi đáp, cộng đồng Ngữ văn HỌC247 sẽ sớm trả lời cho các em.
-- Mod Ngữ văn 6 HỌC247
