Hãy nêu các bước soạn thảo văn bản?

Bước chuẩn bị

1. Xác định mục tiêu

2. Chọn loại văn bản

3. Sưu tầm tài liệu

- Hồ sơ nguyên tắc

- Hồ sơ nội vụ

4. Xin chỉ thị cấp lãnh đạo

5. Hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan

6. Suy luận ( các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc)

- Thẩm quyền

- Hình thức

- Vi phạm pháp luật

Bước viết dự thảo

1. Lập dàn bài

2. Thảo bản văn theo dàn bài

3. Kiểm tra

Các bước in ấn và trình ký văn bản

Thể thức và bố cục văn bản

Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động các cơ quan. Thể thức là đối tượng chủ yếu của những nghiên cứu về tiêu chuẩn hoá văn bản. Theo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lý hành chính của ta bao gồm những yếu tố sau:

- Quốc hiệu;

- Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản;

- Cơ quan (tác giả) ban hành;

- Số và ký hiệu của văn bản;

- Cơ quan ( cá nhân) nhận văn bản;

- Tên loại văn bản;

- Trích yếu nội dung;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Con dấu.

Tóm lại, thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.

Bố cục văn bản

Thứ văn bản thông dụng nhất, hay được sử dụng nhất là công văn hành chính. Ta hãy chọn loại này để phân tích các yếu tố tạo thành văn bản.

Văn thư hành chính ( Công văn hành chính thường có 4 phần cấu tạo nên:

- Tiên đề

- Thượng đề

- Chính đề

- Hậu đề.

Tóm tắt bố cục văn bản thông thường

1. Phần tiên đề

- Quốc hiệu

- Địa điểm thời gian

- Cơ quan ban hành

2. Phần thượng đề

- Nơi nhận nếu là công văn không có tên gọi

- Tên gọi văn bản

- Số và ký hiệu

- Trích yếu

- Căn cứ ( tham chiếu)

3. Phần nội dung (chính đề)

- Khai thư (mở đầu văn bản)

- Thân thư (các vấn đề cần đề cập trong văn bản)

- Kết thư (lời cảm, xã giao)

4. Hậu đề

- Ký tên

- Văn bản đính kèm

- Nơi nhận, bản sao

Dưới đây là mẫu trình bày các thành phần trong văn bản quản lý Nhà nước: TCVN 5700-1992:

Chú thích:

- Ô số 1: ghi tác giả ban hành văn bản

- Ô số 2: ghi quốc hiệu

- Ô số 3: ghi số và ký hiệu văn bản

- Ô số 4: Ghi địa danh và ngày tháng

- Ô số 5a: ghi nơi nhận văn bản (trường hợp văn bản là công văn thường)

- Ô số 5b: ghi nơi nhận văn bản (trường hợp là văn bản có tên gọi)

- Ô số 6a: ghi tên loại trích yếu nội dung (đối với văn bản có tên gọi)

- Ô số 6b: ghi tên loại trích yếu nội dung (đối với công văn)

- Ô số 7: ghi trình bày nội dung văn bản

- Ô số 8: ghi quyền hạn chức vụ của người ký

- Ô số 9: chữ ký của người có thẩm quyền

- Ô số 10: họ tên người ký văn bản

- Ô số 11: dấu của cơ quan

- Ô số 12: trình bày các yếu tố của một văn bản sao

- Ô số 13: ghi dấu mật hoặc khẩn - Ô số 14: ghi chữ "dự thảo" nếu cần.